Jak i dlaczego stworzyć program wdrożeniowy (darmowy szablon + lista kontrolna)?
Zuletzt aktualisiert:
9.1.2024
Lesezeit:
9 minut
Ostatnia aktualizacja
9.1.2024
czas wykładu
9 minut
Ostatnia aktualizacja:
9 stycznia 2024 r.
Czas na lekturę:
9 minut
Wprowadzanie nowych pracowników na pokład jest ciągłym procesem w każdej dobrze prosperującej organizacji. Czas ten może być ekscytujący i stresujący zarówno dla nowego pracownika, jak i jego przełożonego.
Podczas gdy skuteczny program wdrażania tworzy strukturę i pewność, zawsze rozsądnie jest uzupełnić go o "kumpla", który może usunąć niepokój i służyć jako zaufana osoba, z którą można się zawsze skontaktować.
Zapewnia to pozytywne i produktywne doświadczenie. Jest to szczególnie ważne, gdy hybrydowe modele pracy stają się normą.
Programy koleżeńskie dla nowo zatrudnionych to jedne z najprostszych, a zarazem najskuteczniejszych sposobów na stworzenie trwałego pierwszego wrażenia w miejscu pracy.
❓ Co to jest program wdrożeniowy?
Program kumpelski jest dokładnie tym, na co wygląda - przydzieleniem istniejącego pracownika do powitania i zorientowania nowych pracowników w organizacji.
Kumple pomagają nowym pracownikom zapoznać się ze wszystkimi niezbędnymi informacjami, jednocześnie dzieląc się nieustrukturyzowaną wiedzą na tematy takie jak - kultura miejsca pracy, polityka firmy, korzyści i inne.
14 powodów, dla których potrzebujesz systemu kumpelskiego
Według Digitate, nowi pracownicy są 2x bardziej skłonni do szukania innych możliwości, jeśli mają negatywne doświadczenia związane z wdrożeniem.
Posiadanie systemu kumpelskiego nie tylko pozytywnie wpływa na retencję, ale także poprawia szybkość osiągania produktywności. Choć może się to wydawać oczywiste, wielu firmom nie udaje się połączyć sukcesu pracownika z programem kumpelskim.
Osobisty sojusznik gwarantuje bezpieczeństwo psychologiczne wśród nowych pracowników, którzy pracują zdalnie. Google zdefiniowało to jako "kluczowy element udanego zespołu". Stało się tak po sukcesie "Projektu Arystoteles", który wykazał, że członkowie zespołu rozwijają się w swojej roli, gdy czują się bezpiecznie w pracy.
Gabrielle Schofield, Instructional Designer w Amazon, w swoim artykule na LinkedIn zwróciła uwagę na korzyści płynące z programu dla nowych pracowników:
"Kumpel pomaga opierać się na standardowej wiedzy która jest przekazywana na kursach onboardingowych, a także rozwija tematy które nie są".
Jak więc przekłada się to na pracowników, którzy przechodzą wirtualny onboarding?
Cindy Xinyi Zhang, analityk danych w Pinterest, zna odpowiedź na to pytanie. Przeszła przez proces wdrażania online i bardzo skorzystała z programu buddy. Opowiada:
"Co tydzień odbywaliśmy spotkania 1:1, aby omówić szczegóły projektu i kulturę Pinterest. Program Buddy Onboarding został zaplanowany na 6 tygodni, ale zdecydowaliśmy się go kontynuować. kontynuować go w tym nowym, wirtualnym świecie.
To taka ulga wiedzieć, że doświadczony członek zespołu mnie wspiera kiedy odkrywam nowe terytorium".
Jedną z niedocenianych zalet programu buddy jest to, że w znacznym stopniu pomaga on także kolegom z pracy. Dzielenie się wiedzą z nowymi pracownikami pogłębia zrozumienie ich roli, dzięki czemu jest to skuteczny sposób na rozwijanie ich umiejętności przywódczych i menedżerskich.
Jaka jest różnica między kumplem a mentorem?
W serwisie Pinterest granice między kumplem a mentorem wydają się nieco zatarte. Ale w większości przypadków kumpel i mentor mają inny kontekst.
Kumple to zazwyczaj rówieśnicy, którzy pomagają nowym pracownikom przez krótki i określony czas. Często pełnią oni podobną rolę - a czasami koncentrują się raczej na aspektach kulturowych.
Mentorzy to nie-rówieśnicy, doświadczeni pracownicy, którzy koncentrują się na krótko- i długoterminowych celach zawodowych.
Czy ważne jest więc wprowadzenie programu buddy, jeśli istnieje już program mentorski?
Zdecydowanie tak.
Pilotażowy program Microsoftu wykazał, że posiadanie kolegi z pracy jest silnie skorelowane z satysfakcją nowych pracowników i zapewnia kontekst, którego mentor może nie być w stanie zapewnić.
Jak stworzyć program onboardingowy (szablon + lista kontrolna)?
Istnieją trzy składniki niezbędne do stworzenia udanego programu onboardingowego:
Właściwy kumpel;
Właściwy przepływ pracy;
Właściwy system.
Odpowiedni współpracownik: Wybieranie współpracowników dla nowych pracowników
Program pilotażowy Microsoftu ustalił, że odpowiedni kumpel powinien mieć:
Wystarczająca wiedza na temat roli nowego pracownika;
Czy powinieneś wybrać kumpli, czy też pracownicy powinni zgłosić się na ochotnika do udziału w programie kumpelskim?
W artykule przedstawionym w Project Management Institute opisano właściwego kumpla jako pracownika, który ma "chęć i zdolność do mentorowania innych".
Więc jest to trochę jedno i drugie.
Podczas pilotażu programu kumpelskiego należy podkreślić korzyści płynące z programu kumpelskiego, aby zachęcić większą liczbę pracowników do udziału. Następnie możesz zastosować filtry, aby znaleźć najbardziej wykwalifikowanych kumpli.
Partner wdrożeniowy powinien być osobą, która przestrzega wartości organizacji. wartości i pomaga zaszczepić poczucie dumy i lojalności w nowych pracownikach.
Po uważnej obserwacji danych i rozmowach z osobami, które uczestniczyły w programie kumpelskim, stworzyliśmy tę bezpłatną listę kontrolną, która pomoże ci wybrać odpowiedniego kumpla:
Stwórz idealne dopasowanie w oparciu o kryteria takie jak rola, dostępność i wiele innych.
Właściwy przepływ pracy: Przykładowy przepływ pracy
Wdrożenie programu buddy nie wymaga ogromnych inwestycji ani zasobów.
Wszystko, czego potrzebujesz, to zestaw odpowiedzi na kilka pytań, które pomogą Ci zaprojektować program idealnie dopasowany do potrzeb nowych pracowników i Twojej organizacji.
Stworzyliśmy dla Ciebie przykładowy przepływ pracy, który służy jako wskazówka, co składa się na dobry program partnerski.
Aby rozpocząć, zapisz odpowiedzi na poniższe pytania:
(Znajdziesz tu również przykładowe odpowiedzi, które pomogą Ci wskazać właściwy kierunek).
Bezpłatny przykładowy workflow w formie listy kontrolnej PDF można pobrać tutaj.
Właściwy system: Znalezienie systemu, który będzie dla Ciebie odpowiedni
Program kumpelski Microsoftu działa w wewnętrznej witrynie i wykorzystuje automatyczne przypomnienia dla wszystkich zaangażowanych, aby przyspieszyć proces. Jeśli jednak nie jest to możliwe, nie przejmuj się.
Ważne jest to, że poświęcasz wystarczająco dużo czasu, aby upewnić się, że spełniasz wymagania wybranych współpracowników, a zwłaszcza nowego pracownika.
Uzbrojony w prostą i formalną dokumentację, postępuj zgodnie z poniższą listą kontrolną, aby wdrożyć program buddy w swojej organizacji:
Ta lista kontrolna sprawdza się dobrze w organizacjach typu lean lub podczas pilotowania programu w celu ustalenia jego skuteczności. Należy jednak pamiętać, że wykonanie tego ręcznie wymaga znacznego wysiłku dla rozwijających się i większych organizacji, co utrudnia skalowanie.
Jeśli szukasz rozwiązania do wdrażania pracowników które integruje się z Slack i jest w pełni zautomatyzowane, porozmawiaj z ekspertem ds. onboardingu w Zavvy, a my skontaktujemy się z Tobą.
I tak - możesz nawet zautomatyzować proces buddy! Mamy dla Ciebie gotowy do użycia szablon.
Przykładowe szablony programów partnerskich do wdrożenia
Jest rzeczą oczywistą, że aby Program Współpracy z Nowozatrudnionymi odniósł sukces, należy wybrać współpracowników o odpowiednich cechach i umiejętnościach. Ważne jest, aby z wyprzedzeniem ustalić wytyczne dla kumpla i nowego pracownika.
Ponieważ pandemia COVID-19 była bezprecedensowa, większość programów buddy nie została skonfigurowana tak, aby wspierać obecną rzeczywistość pracy hybrydowej i zdalnej. Dlatego też wybór odpowiednich kumpli i ustalenie właściwych oczekiwań ma kluczowe znaczenie. Może to być różnica między tym, czy nowy pracownik czuje się wspierany, czy zaniedbywany podczas wdrażania.
Prowadzenie zarówno kumpli, jak i nowych pracowników po drodze jest niezbędne, jeśli chcesz, aby obie strony wyniosły jak najwięcej z tego doświadczenia - bez poświęcania zbyt wiele czasu na przygotowania.
Jeśli korzystasz z Zavvy, nasze szablony są pełne przykładowych wiadomości, które możesz dostosować. Ale nawet jeśli nie korzystasz z Zavvy, możesz zainspirować się poniższymi przykładami.
Przykładowa wiadomość - Dzień 1
Przykładowa wiadomość - po 30 dniach
Przykładowe ankiety programu partnerskiego
Jeśli wdrażasz program buddy po raz pierwszy w swojej organizacji, wiedza o tym, czego oczekuje nowo zatrudniony pracownik, stanowi wyzwanie. To naturalne, że po drodze popełnisz kilka błędów.
Tworzenie programu buddy, z którego mogą korzystać nowi pracownicy, to ciągły proces. Aby pomóc ci w tej podróży, opracowaliśmy ankietę, której możesz użyć do ulepszenia swojego programu.
Możesz zapisać te dwie ankiety i udostępnić je nowym pracownikom. Tworzy to skuteczny kanał komunikacji, pomaga lepiej zrozumieć potrzeby pracowników i określa jasne oczekiwania.
Mini studium przypadku - program partnerski firmy Microsoft: Kluczowe wyniki
Microsoft nieustannie ulepsza swój proces wdrażania i doszedł do prostego wniosku:
Partnerzy onboardingowi odgrywają kluczową rolę w udanych doświadczeniach onboardingowych.
Ich pilotażowy program buddy obejmował 600 pracowników w całej organizacji i przyniósł trzy kluczowe wnioski:
Partnerzy onboardingowi zapewniają bardzo potrzebny kontekst: Podręczniki dla pracowników stanowią podstawę, ale partnerzy ds. wdrażania idą o krok dalej. Podręcznik nie może zawierać niewypowiedzianych zasad lub zrozumienia, jak poruszać się po macierzy organizacyjnej i normach kulturowych, które prowadzą do płynniejszego doświadczenia.
Spotkania z osobami wdrażającymi często zwiększają produktywność: Istnieje silna korelacja między spotkaniami 1:1 z partnerami wdrożeniowymi a postrzeganiem przez nowo zatrudnionych ich szybkości do produktywności. 56% nowo zatrudnionych pracowników, którzy spotkali się ze swoim onboarding buddy przynajmniej raz w ciągu pierwszych 90 dni, przyczyniło się "znacznie bardziej" do sukcesu swojego zespołu.
Pracownicy, którzy mają na pokładzie kumpli, zgłaszają większą satysfakcję: W porównaniu z pracownikami bez takich osób, nowi pracownicy z kumplami byli o 23% bardziej zadowoleni po pierwszym tygodniu pracy. Po upływie 90 dni, osoby posiadające kumpli zgłosiły 36% wzrost satysfakcji.
Po sukcesie programu pilotażowego Microsoft zdecydował się rozszerzyć swój program dla nowo zatrudnionych, tworząc wewnętrzną witrynę dla menedżerów ds. rekrutacji, aby dopasować nowych pracowników do obecnych pracowników.
Mini studium przypadku - Buffer"Program kumpelski": Wnioski z pierwszego zdalnego programu
BufferFirma, która w pierwszej kolejności pracuje zdalnie, poświęciła dużo czasu na udoskonalenie swojego programu wdrożeniowego. Zastąpili 45-dniowy obóz szkoleniowy na rzecz procesu wdrażania, który promuje różnorodność, zapewnia bezpieczeństwo psychologiczne i umożliwia nowym pracownikom korzystanie z tych samych korzyści, co inni pełnoetatowi pracownicy.
Ich system kumpelski jest niezwykle unikalny. Buffer stosuje system trzech kumpli z określonymi rolami i różnymi częstotliwościami spotkań, aby pomóc nowym pracownikom:
Lider-przyjaciel - członek zespołu z dużym doświadczeniem, podobny do menedżera.
Role-buddy - pracownik, który zna rolę nowego pracownika i jest jego rówieśnikiem.
Kumpel ds. kultury - najbardziej doświadczony kumpel, który pomaga rekruterom poznać wizję, kulturę i strategię firmy.
System ten tak dobrze służył nowym pracownikom Buffer , że nawet Google przyjął podobny system.
Firmy, które chcą wdrożyć podobny program zdalnych współpracowników, muszą wziąć pod uwagę dwa istotne aspekty:
Tryb komunikacji: Cała komunikacja nie może odbywać się synchronicznie. Należy przyjąć sposoby na spotkania asynchroniczne. Ważne jest, aby zarówno kumple, jak i nowi pracownicy mieli wystarczająco dużo czasu na nawiązanie kontaktu. Muszą być świadomi, że jest to partnerstwo ograniczone czasowo.
Stos technologiczny jako substytut: Bycie kumplem do pracy dla nowo zatrudnionej osoby nie powinno oznaczać zbyt wiele dodatkowej pracy. Poprowadź obecnych pracowników przez ten proces, dając im porady i strukturę dokładnie wtedy, gdy ich potrzebują - i tam, gdzie są.
Jak (i dlaczego) skonfigurować program dla nowych pracowników z Zavvy?
Jeśli planujesz zrobić to dobrze, prowadzenie systemu kumpelskiego może być bardzo pracochłonne. Sukces projektu będzie również zależał od tego, czy
Udzielanie wszystkim zaangażowanym stronom wskazówek, aby jak najlepiej wykorzystać program.
Zaangażuj i zapamiętaj ludzi we właściwym czasie, zamiast przytłaczać ich ogromnym przewodnikiem.
Zbieranie informacji zwrotnych w celu ciągłego ulepszania przepływu pracy
Dzięki Zavvy możesz sprawić, że onboardingowe programy koleżeńskie staną się centralną częścią Twojego procesu onboardingu.
Krok 1: 👤 Znalezienie odpowiedniego kumpla dla nowego pracownika
Istnieje wiele sposobów, aby zdecydować, kto będzie kumplem nowo zatrudnionej osoby. Na przykład:
Wybierz współpracowników i przypisz ich indywidualnie do każdego nowego pracownika,
Wyślij ankietę w swojej firmie i poproś o losowe przydzielenie ochotników lub
Poproś menedżera nowego pracownika o wybranie kolegi.
Możesz to zautomatyzować za pomocą kroku pytań Zavvy. Wystarczy dołączyć krok z pytaniem do menedżera nowego pracownika na kilka tygodni przed datą rozpoczęcia przez niego pracy i poprosić go o podanie imienia i nazwiska znajomego. W ten sposób nie musisz poświęcać czasu na znalezienie kumpla dla każdego nowego pracownika i możesz po prostu przypisać kumpla zaproponowanego przez jego menedżera.
Możesz dodać nowego współpracownika w dowolnym momencie, nawet po rozpoczęciu procesu wdrażania.
Krok 2: 📅 Stwórz kroki dla kumpli w swojej podróży onboardingowej.
Na przykład:
Dzień 1: 🚀 Powitanie nowego pracownika
Dzień 5: 🌯 Wybierz się na lunch
Dzień 30: 🎉 Odprawa
Możesz swobodnie tworzyć to, co najlepiej pasuje do procesów Twojej firmy. Jednak na początek stworzyliśmy bibliotekę szablonów wiadomości, zadań lub pytań, które można wysyłać do znajomych.
Krok 3: ⚙️ Uruchom wszystko na autopilocie i zrelaksuj się
Programy ➡️ Buddy to prosty sposób na usprawnienie procesu wdrażania nowych pracowników
Według HCI, 87% organizacji, które wdrażają program buddy, zgłasza poprawę biegłości nowych pracowników, ale tylko 47% organizacji ma taki program.
Dzięki solidnemu planowi, eksperymentom i otwartości na informacje zwrotne, program buddy w organizacji może pomóc w szybszym i łatwiejszym osiągnięciu celów związanych z wdrożeniem, zapewniając płynne przejście z korzyścią dla wszystkich zaangażowanych stron.
Nie potrzebujesz skomplikowanego lub przesadnie rozbudowanego programu buddy. Liczy się to, że jesteś w stanie zaoferować swoim nowym pracownikom odpowiedni rodzaj wsparcia i pomóc im odnaleźć się w nowej roli. Program buddy to tylko jeden z kilku istotnych elementów programu onboardingowego.
Aby dowiedzieć się więcej o tym, jak powitać nowych pracowników w tych zdalnych czasach, pobierz naszą BEZPŁATNĄ listę kontrolną wdrażania pracowników zdalnych tutaj.
Sneh jest inżynierem, który został content marketerem i uwielbia startupy technologiczne, które zajmują się marketingiem. Jest Content Marketing Managerem w Animalz, dorabia jako content marketer i strateg, a także prowadzi podcast - Bet On People. Kiedy nie jest online, można ją znaleźć czytającą książki, głaszczącą swoje psy lub wibrującą przy muzyce.